IT技術を活用すれば、あなたの薬剤師業務だけではなく、日常生活も非常に効率的になりますよね。
そんなことはなんとなく分かっているけれど、
新しい機械を入れたり、難解なソフトを入れたりするのは億劫だしわかりにくい。
そもそもIT活用って何をどうすればいいのかわからないよ〜！
という方もいらっしゃると思います。
そういう方向けに、薬剤師がITをどう活用していけば良いのかを解説する記事を書くことにしました。
今回は、薬剤師業務の中で必須とも入れる情報収集と共有について、
無料で使える高機能なITツールの紹介と、使い方の一例を解説していきます♪
Chatworkなどのグループウェアを用いることで、複数人での情報共有や指示出しの効率化を図る。
この記事の目次
現状の「検索」とメールでの情報共有の問題点について
まず、現在の「検索」と「メールでの情報共有」の問題点、できないことを明らかにしておきましょう。
「検索」は現時点での結果を取りに行く
普段行なっている検索は、現時点でWeb上に存在しているページのうち、GoogleやYahooなどの検索エンジンが記録しているページを返してくれます。
それ自体は非常に有用なツールですよね。
問題点としては、「現在ないもの」については検索できない点です。
例えば、薬剤師の需要としてある薬のニュースを継続してチェックしたいとします。
その場合、定期的に検索していくしかありませんよね。
このあと紹介する方法で、情報の方からこちらに向かってくるようにすることができます。
メールでの情報共有は不要要素が多く、一方通行的
いうまでもなく、メールは私たちの生活になくてはならないツールの一つですよね。
仲間内や会社の中でメールは毎日使われていると思います。
メールは宛先がわかれば誰にでも送れるのでとても便利ですよね。
しかしながら、様々なお作法など、非常に面倒くさくありませんか？(^^;
例えば「大変お世話になっております、〇〇のhogehogeです。」などの定型分です。
また、メールが読まれているかが不明なため、心配になることもあります。
もちろん、社外の人とのやりとりに関しては、ある程度しか他ない部分もありますが、
社内や部内の連絡にはメールよりもより効率的なツールがあります。
情報を効率的に「集める」には？
皆さんは情報を集める際に当たり前のように「検索」をされていますよね。
GoogleやYahoo!などの検索サイト(検索エンジン)に調べたいキーワードを打ち込む検索という行為は自分から情報を得に行く行為です。
いわば、獲物を狩りに行く感じですね。
普段、私たちは様々なキーワードを組み合わせて検索していますが、なかなか目的となる情報にたどり着けないこともあります。
繰り返しになりますが、検索サイトは現在登録されている結果しか返してきません。
よって、未来の検索結果をうけとることができないんですよね。(当たり前ですが)
Google Alertで未来の検索結果を取りに行く
しかし、Google Alert (Google アラート)というサービスを使うことで、情報の方からあなたの元にやってきてもらうことができるようになります。
Google Alertの設定方法について
Google Alertは誰でも無料で使用することのできるツールです。
下記のボタンをクリックすると、アラートの設定ページへ飛ぶことができます。
アラートを作成する
アラートを受け取りたい「検索キーワード」を設定しましょう。
一つだけではなく、スペースで区切ることで複数の検索キーワードにヒットした時のアラートを受けることができるようになります。
例えばここに、「薬剤師 AI」と入れていきましょう。
このように最近の検索結果の有無も教えてくれます。
下に出ている検索結果に満足し、今後もこのような内容を受け取りたい場合はアラートを作成しましょう。
アラートのオプションを設定する
アラートのオプションを設定することで、自分の好みのタイミングで情報を受け取ることができるようになります。
頻度に関してはその都度にしてしまうと非常に多量のメールがきてしまうことになる可能性があり、1日１回以下がおすすめです。
あとは自身のお好みで設定していきましょう。
以上、Google Alertを用いて未来の情報を取得する方法の紹介でした。
情報を効率的に「共有する」ためには？
情報を共有するためには、メールを使うことが多いのではないでしょうか。
メールでは返信はできるものの、一方的な情報の提供になってしまいます。
それで良い場合もありますが、社内や部内でディスカッションが必要になる場合、話が異なってきます。
「メールディスカッション」という言葉もありますが、個人的にも非効率過ぎて非常におすすめできません。
情報は共有するだけでなく、共有されたことを確認したり、議論できるツールがあると非常に効率的に業務を進めることができますよね。
そこで今回はこれらメールでは難しいとされる課題を解決すべく、グループウェアを３つ紹介します。
チャットワーク
チャットワークでは、メール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的に行うことができます。
Slack
IT関連のエンジニア間でよく使われているチャットサービスです。
Discord
元々はオンラインゲームの音声チャット用に作られたサービスで、全機能を無料で使用することができます。
チャットだけではない、ブラウザで動作することもメリット！
これら３つのアプリは全て専用のソフトウェアが存在しますが、ウェブブラルザで動作させることもできます。
アプリのインストールは不要で、ログインアカウント情報さえあれば、いつでもどこでもどのパソコンやどのスマートフォンからもアクセスすることができます。
それぞれのチャットツールに関しての詳細ページはこれから書いていきますので、出来上がり次第本記事からリンクをします。
まとめ
薬剤師だけではありませんが、日々最新の情報を追っていかなくてはならない人には必要なツールとして、
Googleアラートとグループウェアのご紹介をしました。
今後の業務効率化につながれば幸いです。
それでは、最後までお読みいただき、ありがとうございました。
リクエストなどございましたらコメントくださいね。
